Vous souhaitez prochainement organiser une réunion à Lyon ? Vous allez avoir pour cela accès à un large choix, l’offre de la 3e métropole de France étant particulièrement vaste. Il faut dire que le tourisme d’affaires y est très dynamique et occupe une place importante. Vous devez alors prendre le temps de comparer les offres afin de choisir la salle la plus adaptée à vos besoins, notamment en matière de superficie. Suivez le guide !
Bien définir ses besoins pour trouver la salle de réunion idéale
Choisir une salle de réunion doit être effectué avec la plus grande attention, et ce, en fonction de multiples critères. L’un d’entre eux est notamment essentiel, à savoir la superficie du lieu. Ce dernier doit être adapté au déroulement de votre événement ainsi qu’au nombre de participants. Nul n’a en effet envie de se sentir à l’étroit ou encore de payer des m² inutilisés !
C’est pourquoi vous devez bien définir en amont votre projet avant de vous lancer dans la recherche de votre location de salles de réunion à Lyon. Est-ce un rendez-vous avec vos collaborateurs ou avec des clients ? Un séminaire ? Savez-vous combien de participants sont attendus ?
Il convient en effet ici de rappeler qu’une salle de réunion doit obligatoirement disposer de 3m² par personne minimum afin que chacun puisse facilement circuler. Voici d’ailleurs les surfaces recommandées en fonction du nombre de personnes présentes :
- 5 à 10 personnes : de 15 à 30 m² ;
- 15 à 30 personnes : de 45 à 90 m² ;
- 50 personnes : 150 m² en moyenne ;
- 100 personnes : 300 m² en moyenne.
La disposition d’une salle de réunion
Outre la taille d’une salle de réunion à Lyon, vous devez également prendre en compte les services proposés ainsi que la disposition. Il est en effet possible d’opter pour diverses configurations, comme par exemple en école, en théâtre ou encore en U. Et cette disposition va également définir la surface dont vous aurez besoin.
#1 Salle de réunion en école (ou en classe)
Vous trouvez dans ce type de salle des tables et des chaises face à un pupitre ou à un écran. Les participants sont ici installés par 2 ou par 4 et une allée centrale fluidifie la circulation.
#2 Salle de réunion en théâtre
C’est une disposition très appréciée pour les réunions avec des rangées de chaises installées face à un orateur ou à un écran. Idéalement, il convient de laisser de 60 à 70 cm entre chaque rangée et de 15 à 20 cm entre les chaises.
#3 Salle de réunion en U
Les tables sont installées en forme de « U », une disposition qui favorise les échanges et les discussions tout en pouvant suivre une projection sur un écran. La salle doit pour cela être spacieuse.
Les autres critères pour choisir votre salle de réunion à Lyon
Une fois la taille de votre salle de réunion déterminée, ainsi que sa configuration, vous devez également veiller à son confort ainsi qu’aux équipements mis à disposition. Tout doit être pensé pour encourager le travail collaboratif ! Mobilier de qualité, matériel informatique (projecteur, écran, haut-parleur, WiFi, etc.), service de restauration, espace extérieur… Soignez l’accueil de vos participants afin d’instaurer un climat propice à la concentration.
Si malgré ces conseils vous avez encore des doutes quant à la taille la plus adaptée pour organiser votre réunion à Lyon, prenez conseil auprès de professionnels. Grâce à leur expertise et leur expérience, ils pourront vous aider à trouver le lieu parfaitement adapté à vos besoins !
